Web sitesi KVKK aydınlatma metni, gizlilik politikası ve çerez metni aynı belge değildir; her biri farklı bir soruya cevap verir ve çoğu kurumsal sitede üç ayrı sayfa olarak durur. İkincil bir hukuk eğitimi makalesine göre, tek sayfalık genel bir gizlilik politikası bu metinlerin yerini genel olarak tutmaz ve çerezler için ayrı bir bölüm gerekir.
Bu yazı hukuki danışmanlık değildir. Siteyi yapan ekibin gözünden, hangi metnin ne işe yaradığını ve hangi forma ya da araca nereden bağlanacağını anlatan pratik bir çerçeve sunar. Metinlerin nihai içeriği için hukuk danışmanınızla çalışmanız gerekir.
Kısa cevap: Üç metin aynı şey değil
Aydınlatma metni, kişisel verisini bırakan kişiye verisinin nasıl işleneceğini söyler. Gizlilik politikası, işletmenin site genelindeki veri yaklaşımını anlatan daha geniş bir belgedir. Çerez metni ise sitenin hangi çerezleri, ne amaçla kullandığını açıklar. Çoğu zaman üçü birlikte bulunur ve birbirine bağlanır, ama birinin içeriği diğerinin yerine geçmez.
Aydınlatma metni nedir, neleri içermelidir?
Aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 10. maddesindeki aydınlatma yükümlülüğüne dayanır. Kanun metni Mevzuat Bilgi Sistemi’nde yayımlanır. Maddenin beklenen unsurları genel olarak şunlardır:
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- İşlenen verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
- Verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi,
- Kanunun 11. maddesinde sayılan ilgili kişi hakları ve bu hakların nasıl kullanılacağı.
Aydınlatmanın nasıl yapılacağına dair usul ve esaslar, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’de düzenlenir. Bu yazı için kanun ve tebliğ metinleri tek tek doğrulanmadığından, unsurları kendi sitenizde uygularken güncel metinleri hukuk danışmanınızla birlikte kontrol edin.
Aydınlatma metni, verinin toplandığı noktada ve o veriye özgü olarak sunulur. İletişim formu için yazılmış bir metin, iş başvuru formundaki veriyi tam olarak karşılamayabilir; çünkü amaç, saklama süresi ve aktarım farklıdır.
Gizlilik politikası nedir, aydınlatma metninden farkı
Gizlilik politikası, işletmenin site ziyaretçilerine yönelik genel gizlilik yaklaşımını anlatan belgedir. Hangi tür bilgilerin toplandığı, güvenlik önlemleri, üçüncü taraf bağlantıları ve ziyaretçinin sizinle nasıl iletişime geçebileceği gibi başlıkları içerebilir. Kanunda bu ismin altında tek ve zorunlu bir içerik listesi tanımlandığını varsaymayın; yapı büyük ölçüde işletmenin tercihine bağlıdır.
Aradaki pratik fark şudur: aydınlatma metni belirli bir veri işleme faaliyetini ve kanundan gelen unsurları açıklar. Gizlilik politikası ise sitenin genel çerçevesidir. Gizlilik politikası, ayrıntıyı aydınlatma metinlerine yönlendirebilir, ama onların yerine geçmemelidir.
Çerez metni nedir, çerez onayıyla ilişkisi
Çerez metni, sitenin kullandığı çerezleri (zorunlu, analitik, reklam ve işlevsel gibi) ve amaçlarını açıklar. Çerez onay penceresi ise ziyaretçinin tercihini aldığınız teknik mekanizmadır. İkisi birbirini tamamlar: pencere tercihi toplar, metin tercihin neye dair olduğunu anlatır.
Banner’ın nasıl kurulacağı, hangi çerezlerin onay öncesinde çalışmaması gerektiği gibi teknik ayrıntılar için KVKK’ya uygun çerez onayı yazımıza bakabilirsiniz. Burada o ayrıntıya girmiyoruz.
Karşılaştırma tablosu
| Metin | Amaç | Kime hitap eder | Nerede yer alır |
|---|---|---|---|
| Aydınlatma metni | Verinin kim tarafından, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işleneceğini ve hakları açıklamak | Veri bırakan kişi (form dolduran, aday, abone) | Veri toplanan formun yanında, ayrı sayfa olarak footer’dan erişilebilir |
| Gizlilik politikası | Sitenin genel gizlilik yaklaşımını ve güvenlik önlemlerini anlatmak | Tüm site ziyaretçileri | Footer’da ayrı sayfa |
| Çerez metni | Kullanılan çerezleri, amaçlarını ve tercih yönetimini açıklamak | Siteyi gezen her ziyaretçi | Çerez penceresinde ve footer’da ayrı sayfa |
Kurumsal sitede hangi form ve araç hangi metne bağlanır?
Metinleri sayfa sayfa değil, veri toplanan nokta nokta düşünmek daha sağlıklıdır. Genel bir eşleştirme şöyle olabilir:
- İletişim formu: Gönder düğmesinin yakınında aydınlatma metni bağlantısı. Gizlilik politikasına da footer’dan erişim.
- Teklif formu: İletişim formundan farklı alanlar (şirket, bütçe, telefon) topluyorsa kapsamı bu veriye göre yazılmış aydınlatma metni.
- E-bülten aboneliği: Aydınlatma metni. Ticari elektronik ileti izni ayrı bir konudur; kapsamını hukuk danışmanınızla netleştirin.
- Canlı destek: Yazışma sırasında toplanan veriyi kapsayan aydınlatma ve gizlilik politikasına bağlantı.
- Analitik ve reklam etiketleri: Çerez metni ve çerez tercih mekanizması. Etiketin hangi veriyi kime gönderdiği çerez metninde ve aydınlatmada görünmelidir.
Sık yapılan hatalar
- Tek sayfalık genel gizlilik politikasıyla yetinmek. Ziyaretçi, formuna girdiği verinin kimde kaldığını ve haklarını göremez.
- Kopyala-yapıştır metin. Başka bir işletmenin metni sizin veri sorumlusu bilgilerinizi, amaçlarınızı ve kullandığınız araçları yansıtmaz.
- Footer’da bulunmayan linkler. Metin hazır olsa bile ziyaretçi ona ulaşamıyorsa işe yaramaz. Mobil menüde de kontrol edin.
- Metinle sitenin uyuşmaması. Çerez metninde yazan araçlar ile sitede çalışan etiketler farklıysa metin yanıltıcı olur.
- Güncellemeyi unutmak. Yeni form, yeni reklam etiketi veya yeni araç eklendiğinde metinler gözden geçirilmezse eski kalır.
Web sitesi yaptırırken ya da yenilerken kontrol listesi
İçerik tarafı
- Sitedeki tüm formları ve veri toplayan araçları listeleyin.
- Her biri için hangi verinin, hangi amaçla toplandığını yazın.
- Aydınlatma, gizlilik ve çerez metinlerini hukuk danışmanıyla hazırlatın veya onaylatın.
- Veri sorumlusunun kimliği ve başvuru yolu gibi bilgileri güncel tutun.
Teknik taraf
- Her formun yanına ilgili aydınlatma metni bağlantısını yerleştirin.
- Üç metni footer’a ayrı bağlantılar olarak ekleyin; mobilde de görünür olsun.
- Çerez penceresini, sitedeki gerçek etiketlerle uyumlu kurun.
- Yeni araç eklendiğinde metinleri güncelleme adımını iş akışına koyun.
Bu işleri bütçe ve takvime katmak için kurumsal web sitesi fiyatları ve maliyet kalemleri yazımıza bakabilirsiniz. Mevcut siteyi yeniliyorsanız yasal metinleri sürecin başında planlamak için web sitesi yenileme süreci yazısı yol gösterir.
Sık sorulan sorular
Web sitemde sadece gizlilik politikası olması yeterli mi?
Genel olarak hayır. Bir hukuk eğitimi makalesi, tek sayfalık genel gizlilik politikasının yeterli olmadığını ve çerezler için ayrı bölüm gerektiğini belirtir. Siteniz için kesin cevabı hukuk danışmanınız verir.
Aydınlatma metni ile açık rıza metni aynı şey mi?
Hayır. Aydınlatma bilgilendirmedir; açık rıza ise belirli durumlarda alınan ayrı bir onaydır. İkisini tek kutuda birleştirmek yerine hangisinin gerektiğini hukuk danışmanınızla belirleyin.
Çerez metni gizlilik politikasının içinde bir bölüm olabilir mi?
Teknik olarak olabilir. Ancak çerez metninin ayrı sayfa olarak bulunması, çerez penceresinden doğrudan bağlanmasını ve güncellenmesini kolaylaştırır. Hangisinin uygun olduğuna hukuk danışmanınızla karar verin.
İletişim formuna aydınlatma metni linki koymak gerekir mi?
Form kişisel veri topladığı için, aydınlatma metnine formun yanından ulaşılabilmesi iyi bir uygulamadır. Aydınlatmanın biçimi için Aydınlatma Tebliği’ni ve güncel kılavuzları kontrol edin.
Bu metinleri web sitesi yapan ajans mı hazırlar?
Metinlerin hukuki içeriğini hukuk danışmanı hazırlar veya onaylar. Web ekibi, metinleri doğru sayfalara, formlara ve footer’a yerleştirir ve teknik uyumu sağlar.
İlgili hizmet ve sonraki adım
Yasal metinlerin formlara ve footer’a doğru yerleştirildiği bir kurumsal site planlıyorsanız web tasarımı hizmetimizi inceleyebilirsiniz.